Відповідно до статті 40 Конституції України усі мають право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, що зобов’язані розглянути звернення і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк.
Порядок практичної реалізації цього права платниками податків регулюється Законом України від 02 жовтня 1996 року № 393/96-ВР "Про звернення громадян", Податковим кодексом України та іншими нормативно-правовими актами.
Водночас ПКУ та іншими нормативно-правовими актами не передбачено для юридичних осіб та самозайнятих осіб (фізичних осіб-підприємців або фізичних осіб, які провадять незалежну професійну діяльність) порядку оформлення листів, запитів до органів ДПС, крім звернень платників податків на отримання індивідуальної податкової консультації в письмовій формі, вимоги до оформлення яких визначені пунктом 52.1 статті 52 ПКУ.
Оформлення листів, запитів (крім звернень платників податків на отримання індивідуальної податкової консультації в письмовій формі) від юридичних осіб та самозайнятих осіб (далі – Звернення) здійснюється з урахуванням норм статті 5 Закону № 393.
Згідно з частиною першою статті 20 Закону № 393 звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.
Закон України від 25 квітня 2019 року № 2704-VIII "Про забезпечення функціонування української мови як державної" регулює функціонування і застосування української мови як державної у сферах суспільного життя, визначених Законом № 2704, на всій території України (частина перша статті 2 Закону № 2704).
Частинами першою та сьомою статті 1 Закону № 2704 визначено, що єдиною державною (офіційною) мовою в Україні є українська мова.
Статус української мови як єдиної державної мови передбачає обов’язковість її використання на всій території України при здійсненні повноважень органами державної влади та органами місцевого самоврядування, а також в інших публічних сферах суспільного життя, які визначені Законом № 2704.
Отже, у Зверненні зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, реєстраційний номер облікової картки платника податків, місце проживання самозайнятої особи (назва, код ЄДРПОУ, місцезнаходження юридичної особи) та викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги.
Звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному Зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним.
Звернення мають складатися державною (офіційною) мовою та адресуються органам ДПС, його посадовим особам, якщо порушені у ньому питання належать до їх компетенції.