При нарахуванні (виплаті) доходів фізичним особам - підприємцям (не залежно від системи оподаткування) та самозайнятим особам податкові агенти зобов’язані відобразити такі доходи у податковому розрахунку за формою № 1-ДФ за звітний квартал, у якому вони були нараховані.
При цьому, під час нарахування (виплати) підприємцю доходу від здійснення ним підприємницької діяльності не утримується податок на доходи фізичних осіб, якщо таким підприємцем надано копію документа, що підтверджує його державну реєстрацію відповідно до закону як суб'єкта підприємницької діяльності:
- для підприємця, який знаходиться на загальній системі оподаткування, таким документом може бути копія виписки або витягу з Держреєстру;
- для підприємця, що застосовує спрощену систему оподаткування, - копія свідоцтва про сплату єдиного податку, або копія виписки або витягу з Держреєстру;
- для особи, яка здійснює незалежну професійну діяльність, - копії довідки про взяття її на податковий облік як фізичної особи, яка провадить незалежну професійну діяльність.
Дохід, виплачений самозайнятій особі, відображається у податковому розрахунку за ф. 1-ДФ за ознакою доходу «157».
При заповненні податкового розрахунку за формою № 1-ДФ:
- у графі 3а «Сума нарахованого доходу» відображається (за звітний квартал) дохід, який нараховано підприємцю, незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні;
- у графі 3 «Сума виплаченого доходу» відображається сума фактично виплаченого доходу,
- у графі 4а «Сума нарахованого податку» відображається сума податку, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку (якщо підприємцем не надано копію документа, що підтверджує державну реєстрацію відповідно до закону як суб'єкта підприємницької діяльності).
- у графі 4 «Сума перерахованого податку» відображається фактична сума перерахованого податку до бюджету (у разі нарахування податку та відображення у графі 4а).
Якщо підприємцем надано копію документа, що підтверджує його державну реєстрацію як суб'єкта підприємницької діяльності, то графи 4а «Сума нарахованого податку» та 4 «Сума перерахованого податку» не заповнюються, в таких графах проставляються нулі.
Зазначена норма передбачена п. 176.2 ст. 176, п. 177.8 ст. 177 Податкового кодексу; п. 3 «Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку», затвердженого наказом МФУ від 13.01.2015 № 4.