Наказом МФУ від 26.04.2019 №181 затверджено «Узагальнюючу податкову консультацію щодо оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором суми доходу, виплаченого роботодавцем працівнику за товари (роботи, послуги), що були придбані таким працівником за рахунок власних готівкових коштів».
У разі, якщо придбання товарів (робіт, послуг) здійснюється в рамках трудових обов'язків працівника, то незалежно від того, чи видані кошти під звіт, чи витрачені з такою метою власні кошти працівника, які потім відшкодовані роботодавцем, такі відносини слід розглядати з урахуванням вимог законодавства про працю.
У разі придбання працівником за власні готівкові кошти або з використанням власних платіжних карток товарів для потреб підприємства, використання власних коштів у відрядженні, подається Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом МФУ від 28.09.2015 № 841 (у редакції від 10.03.2016 № 350).
Якщо керівник підприємства підтвердив доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат та затвердив зазначений Звіт, у бухгалтерському обліку відображається зобов'язання перед підзвітною особою, визнане підприємством, за кредитом субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіторами".
Отже, у разі дотримання вимог щодо підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених працівником витрат у зв'язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), виплачена сума компенсації за придбані товари (роботи, послуги) за рахунок власних коштів на користь роботодавця не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором.