До складу загального місячного (річного) оподатковуваного податком на доходи фізичних осіб доходу включається сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України.
За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.
Сума надміру витрачених коштів, неповернутих працівником у встановлені законодавством строки, включається до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу та оподатковується податком на доходи фізичних осіб на загальних підставах за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 1,5%.
Кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, у тому числі надміру витрачені та не повернуті у встановлені законодавством строки, відображаються у податковому розрахунку за ф. 1ДФ під ознакою доходу «118».
Отже, в податковому розрахунку за формою 1 ДФ під ознакою доходу «118» відображаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, які надміру витрачені та не повернуті в установлені законодавством строки.
Зазначена норма визначена п.п. 164.2.11 ст. 164; пп. 170.9.2 "а" ст. 170 Податкового кодексу України та «Порядком заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку», затвердженого наказом МФУ від 13.01.15 № 4.