З метою оподаткування податком на доходи фізичних осіб, не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, сума відшкодованих йому у встановленому порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме:
- на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті),
- оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень,
- оплату телефонних розмов,
- оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз),
- обов’язкове страхування,
- інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.
Такими документами є:
- транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), у тому числі електронні квитки за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункові документи про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів,
- рахунки, отримані із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання,
- страхові поліси тощо.
Крім того, будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно):
- запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
- укладеного договору чи контракту;
- інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
- документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
За запитом представника контролюючого органу роботодавець/сторона, що відряджає, забезпечує за власний рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою.
Крім того. до оподатковуваного доходу не включаються, і як наслідок, не оподатковуються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням.
Розмір добових у межах України визначається у сумі не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день відрядження (у 2019 році – 417,3 грн), а для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен день.
Аванс на закордонне відрядження має видаватися у національній валюті тієї держави, до якої відряджають працівника, або у вільно конвертованій валюті.
Якщо роботодавець приймає рішення про виплату добових у більшій сумі, то в такому разі сума перевищення оподатковується ПДФО за ставкою 18% і військовим збором за ставкою 1,5%.
Зазначена норма передбачена п.п. 170.9.1 ст. 170 Податкового кодексу.