Не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати не є об'єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний надати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, при цьому умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналів документів, що підтверджують вартість таких витрат (квитки, квитанції, чеки, розрахунки тощо).

Витрати, здійснені у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), не відшкодовуються.

У разі, якщо за рішенням керівника підприємства такі втрати будуть відшкодовані, то сума такого відшкодування вважається додатковим благом та включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.

Податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов'язаний утримувати податок із суми такого доходу за його рахунок.

Оподаткування додаткового блага здійснюється за ставкою18 відсотків.

Дохід, отриманий платником податку як додаткове благо відображається у податковому розрахунку за ф. 1ДФ під ознакою доходу "126".

Крім того, доходи, отримані як додатково благо, є об'єктом оподаткування військовим збором за ставкою 1,5 відсотка.

Отже, компенсація витрат, понесених працівником підприємства у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу  як додаткове благо та оподатковуються податком на доходи фізичних осіб (18%) та військовим збором  (1,5%) на загальних підставах.

Зазначена норма передбачена  пп. 164.2.17 "г" ст. 164; пп. 168.1.1 ст. 168, пп. 170.9.1 ст. 170; пп. 1.2 п. 16 ¹ підр. 10 розд. XX Податкового кодексу України.