Термін зберігання контролюючими органами поданої податкової звітності в облікових справах платника, діяльність якого не припинена, становить 5 років, крім звітів суб’єкта малого підприємництва фізичної особи-підприємця – платника єдиного податку, строки зберігання яких визначені статтею 273 розділу 1 Переліку типових документів .
Відповідно до підпункту 16.1.3 пункту 16.1 статті 16 Податкового кодексу України, платник податків зобов’язаний подавати до контролюючих органів у порядку, встановленому податковим та митним законодавством, декларації, звітність та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів.
Пунктом 49.1 статті 49 ПКУ визначено, що податкова декларація подається за звітний період в установлені ПКУ строки контролюючому органу, в якому перебуває на обліку платник податків.
Згідно з пунктом 1.6 розділу І Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 22.04.2014 № 462), стосовно кожного платника податків, взятого на облік у контролюючому органі згідно з Порядком № 1588, формується облікова справа.
Пунктом 1.6 розділу І Порядку № 1588 визначено, що зберігання окремих документів та облікових справ здійснюється відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884.
Пунктом 1.8 Переліку встановлено, що строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.
Відповідно до Переліку строк зберігання 5 років мають, зокрема, наступна податкова звітність, а саме:
- звіти суб’єкта малого підприємництва фізичної особи- підприємця – платника єдиного податку, за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, річні (крім квартальних, строк зберігання яких 3 роки) (стаття 273 розділу 1 Переліку);
- документи (довідки, звіти, розрахунки) про суми виплачених доходів і утриманих з них податків і зборів (обов’язкових платежів) на користь фізичних осіб юридичними особами та фізичними особами – суб’єктами підприємницької діяльності (стаття 279 розділу 1 Переліку);
- декларації, що відображають звітність усіх платників податків, та документи (розрахунки, звіти, відомості, заяви, заявки, довідки, картки, листи, перерахунки, платіжні документи, виклики) до них (стаття 283 розділу 1 Переліку);
- декларації про доходи, розрахунки сум страхових внесків на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (стаття 284 розділу 1 Переліку).