Суб’єкту господарювання, який використовує в своїй діяльності печатку (для проставлення відбитку на документах створених у паперовій формі), не потрібно обов’язково отримувати кваліфіковану електронну печатку для накладання її на електронний документ, оскільки достатнім підтвердженням справжності електронного документа є наявність накладеного на нього кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису платника. Таку печатку суб’єкт господарювання має право отримати за власним бажанням.
Частиною першою статті 58 прим. 1 Господарського кодексу України встановлено, що суб’єкт господарювання має право використовувати у своїй діяльності печатки. Використання суб’єктом господарювання печатки не є обов’язковим.
Частиною другою статті 58 прим. 1 ГКУ, зокрема, визначено, що відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, що подається суб’єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування.
Наявність або відсутність відбитка печатки суб’єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків (частина третя статті 58 прим. 1 ГКУ).
Пунктом 55 частини першої статті 1 розділу I Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» визначено, що створювач електронної печатки – юридична особа, яка створює електронну печатку.
Абзацом першим пункту 42.6 статті 42 ПКУ встановлено, що електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до ПКУ, Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та Закону № 2155 без укладення відповідного договору.
Відповідно до пункту 2 розділу ІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557 автор (платник) створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронній та паперовій формі, із зазначенням усіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису та печатки (за наявності), керуючись Порядком № 557.
Після накладання кваліфікованого електронного підпису автор (платник) здійснює шифрування електронного документа з дотриманням вимог до форматів криптографічних повідомлень, затверджених в установленому законодавством порядку, та надсилає його у форматі (стандарті) з використанням засобів електронного зв’язку до адресата протягом операційного дня (пункт 3 розділу ІІ Порядку № 557).
Достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ КЕП або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідно до вимог Закону № 2155 (абзац другий підпункту 48.5.1 пункту 48.5 статті 48 ПКУ).
Абзацом другим пункту 9 розділу ІІ Порядку № 557, зокрема, визначено, що друга квитанція є підтвердженням про прийняття (реєстрацію) або повідомленням про неприйняття в контролюючому органі електронного документа.