У разі фактичної зміни місцезнаходження юридичної особи або фізичної особи-підприємця, така особа має провести державну реєстрацію зміни місцезнаходження згідно з Законом № 755 без додаткового подання документів до контролюючих органів.
Згідно зі статтею 93 Цивільного кодексу України місцезнаходженням юридичної особи є фактичне місце ведення діяльності чи розташування офісу, з якого проводиться щоденне керування діяльністю юридичної особи (переважно знаходиться керівництво) та здійснення управління і обліку.
Відповідно до норм Закону України від 15.03.2003 № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» місцезнаходженням фізичної особи-підприємця є адреса місця проживання, за якою здійснюється зв’язок з фізичною особою-підприємцем.
Частиною першою статті 4 Закону № 755 встановлено, що одним із принципів, на яких базується державна реєстрація юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців є обов’язковість державної реєстрації в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань; об’єктивність, достовірність та повнота відомостей у ЄДР; відкритість та доступність відомостей ЄДР.
Державна реєстрація юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та інші реєстраційні дії відповідно до статті 25 Закону № 755 проводяться на підставі документів, що подаються заявником для державної реєстрації; судових рішень, що набрали законної сили і тягнуть за собою зміну відомостей в ЄДР, а також рішень, прийнятих Міністерством юстиції України, його територіальними органами відповідно до статті 34 Закону № 755.
Відповідно до статті 9 Закону № 755 у ЄДР містяться, зокрема, відомості про місцезнаходження юридичної особи та фізичної особи-підприємця. Тобто, зміна місцезнаходження юридичної особи та фізичної особи-підприємця потребує державної реєстрації.
Пунктом 45.2 статті 45 Податкового кодексу України встановлено, що податковою адресою юридичної особи є місцезнаходження такої юридичної особи, відомості про що містяться у Єдиному державному реєстрі.
Податковою адресою платника податків – фізичної особи визнається місце її проживання, за яким вона береться на облік як платник податків у контролюючому органі (пункт 45.1 статті 45 ПКУ).
Облік платників, внесення змін до облікових даних платників податків юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців в органах ДПС здійснюється на підставі відомостей з ЄДР відповідно до статей 64 - 66 ПКУ, отриманих з ЄДР у порядку інформаційної взаємодії між ЄДР та інформаційними системами контролюючих органів згідно із Законом № 755.
Дані про взяття на облік юридичної особи та фізичної особи-підприємця як платника податків передаються до ЄДР та підтверджуються відомостями із ЄДР.
Отже, для контролюючих органів першоджерелом відомостей щодо місцезнаходження юридичної особи, є ЄДР, відомості з якого мають бути достовірними.