Формою № 1-ПДВ «Реєстраційна заява платника податку на додану вартість» згідно з додатком 1 до Положення про реєстрацію платників податку на додану вартість, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.11.2014 № 1130, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.11.2014 за № 1456/26233, передбачено, що у полях «Відомості про відповідальних осіб платника» вказується, зокрема прізвище, ім’я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки платника податків/серія (за наявності) та номер паспорта (серія (за наявності) та номер паспорта зазначаються лише для фізичних осіб, які мають відмітку у паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією (за наявності) та номером паспорта) особи, відповідальна за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку.
При цьому підпунктом 2 пункту 2.2 розділу ІІ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588, встановлено, що податковим номером платника податків є:
ідентифікаційний код юридичної особи (резидента), відокремленого підрозділу юридичної особи (резидента чи нерезидента) в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України;
обліковий номер, який присвоюється контролюючими органами за структурою, встановленою у пункті 2.3 розділу ІІ Порядку № 1588, платникам податків, визначеним у пункті 2.4 розділу ІІ Порядку № 1588;
реєстраційний номер облікової картки платника податків – фізичної особи.
Облік осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган, ведеться за прізвищем, власним ім’ям, по батькові (за наявності), серією (за наявності) та номером діючого паспорта громадянина України у формі книжечки або номером діючого паспорта громадянина України у формі картки, що оформлений із застосуванням засобів Єдиного державного демографічного реєстру. До паспортів громадянина України з числа зазначених осіб вноситься відмітка, що свідчить про наявність права здійснювати будь-які платежі за серією (за наявності) та номером паспорта.
Тобто, у полях «Відомості про відповідальних осіб платника» Реєстраційної заяви може бути зазначено відомості лише про фізичну особу.
Згідно з пунктом 4 статті 8 розділу ІІІ Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно з дотриманням вимог Закону № 996 обирає форми його організації:
введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;
ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або підприємством, суб’єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності;
самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Ця форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах.
Підприємство, що становить суспільний інтерес, зобов’язане утворити бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером, до складу якої входять не менше двох осіб. Положення цього абзацу не поширюється на недержавні пенсійні фонди та інститути спільного інвестування.
Завдання та функціональні обов’язки бухгалтерських служб, повноваження керівника бухгалтерської служби у бюджетних установах визначаються Кабінетом Міністрів України.
Таким чином, у полі «Особа, відповідальна за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» Реєстраційної заяви передбачено необхідність вказувати відомості лише про відповідальну особу платника, на яку покладено обов’язок ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.
Такою особою відповідно до пункту 4 статті 8 розділу ІІІ Закону № 996 може бути головний бухгалтер, бухгалтер, керівник та власник підприємства.
Якщо ведення бухгалтерського обліку на договірних засадах здійснює інша юридична або фізична особа, поле «Особа, відповідальна за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» прокреслюється. У такому випадку до Реєстраційної заяви слід додати копію документу, який підтверджує зазначений факт.