Порядок зняття з обліку у контролюючих органах фізичних осіб- підприємців визначений:
як платників податків – стаття 67 глави 6 розділу ІІ ПКУ та розділу ХІ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588;
як платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування – стаття 5 розділ ІІ Закону України від 08 липня 2010 року № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» та розділ ІV Порядку обліку платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 листопада 2014 року № 1162.
Згідно з підпунктом 1 пункту 11.18 розділу XI Порядку № 1588 підставою для зняття фізичної особи-підприємця з обліку у відповідному контролюючому органі є відомості з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб- підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності фізичною особою-підприємцем за її рішенням, або за судовим рішенням, або у разі її смерті, або оголошення її померлою, або визнання її безвісно відсутньою.
Дата зняття з обліку фізичної особи-підприємця відповідає даті отримання відомостей про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності.
Підпунктом 4 пункту 11.18 розділу XI Порядку № 1588 визначено, що державна реєстрація припинення підприємницької діяльності фізичної особи не припиняє її зобов’язань, що виникли під час провадження підприємницької діяльності, та не змінює строків, порядків виконання таких зобов’язань та застосування штрафних санкцій і нарахування пені за їх невиконання.
Відповідно до підпункту 6 пункту 11.18 розділу XI Порядку № 1588 після державної реєстрації припинення підприємницької діяльності фізична особа продовжує обліковуватись у контролюючих органах як фізична особа – платник податків, яка отримувала доходи від провадження підприємницької діяльності.
Така фізична особа має забезпечити остаточні розрахунки з податків від провадження підприємницької діяльності, в установлені строки подати відповідному контролюючому органу декларацію за останній базовий податковий (звітний) період, в якій відображаються виключно доходи від проведення підприємницької діяльності.
Статтею 5 Закону № 2464 визначено, що зняття з обліку фізичних осіб-підприємців – платників єдиного внеску здійснюється контролюючими органами на підставі відомостей з реєстраційної картки, наданих державним реєстратором, після проведення передбачених законодавством перевірок платників та проведення остаточного розрахунку.
Водночас, у разі зміни місця проживання фізичної особи процедури та дії, визначені підпунктом 6 пункту 11.18 розділу XI Порядку № 1588, проводяться в контролюючому органі, в якому платник податків перебував на обліку за основним місцем обліку на момент отримання відомостей про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності такої фізичної особи.
Після державної реєстрації припинення підприємницької діяльності фізичних осіб – підприємців, місцем проживання яких є тимчасово окупована територія України, що визнана такою відповідно до Закону України від 15 квітня 2014 року № 1207-VII «Про забезпечення прав і свобод громадян та правовий режим на тимчасово окупованій території України», процедури та дії, визначені підпунктом 6 пункту 11.18 розділу XI Порядку № 1588, можуть проводитися за місцем перебування таких осіб у разі їх звернення до відповідних контролюючих органів із документальним підтвердженням особи та місця перебування (абзац третій підпункту 6 пункту 11.18 розділу XI Порядку № 1588).
Фізичні особи-підприємці, які перебували на загальній системі оподаткування, щодо яких до ЄДР внесений запис про припинення підприємницької діяльності, враховуючи норми пункту 177.11 статті 177 ПКУ та абзацу третього частини восьмої статті 9 Закону № 2464, подають податкову декларацію про майновий стан і доходи щодо отриманих доходів на загальній системі оподаткування, затверджену наказом Міністерства фінансів України від 02.10.2015 № 859 із змінами та доповненнями, у складі якої формуються додатки ЄСВ 1 «Розрахунок сум нарахованого доходу застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску» та Ф2 «Розрахунок податкових зобов’язань з податку на доходи фізичних осіб та військового збору з доходів, отриманих самозайнятою особою» за звітний період з дня, наступного за днем закінчення попереднього базового податкового (звітного) періоду до останнього дня календарного місяця, в якому проведено державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності, у строки, встановлені ПКУ для місячного податкового періоду.
Фізичні особи-підприємці, які застосовували спрощену систему оподаткування, щодо яких до ЄДР внесений запис про припинення підприємницької діяльності, враховуючи норми пункту 294.6 статті 294 ПКУ та абзацу третього частини восьмої статті 9 Закону № 2464, подають податкову декларацію платника єдиного податку – фізичної особи-підприємця, затверджену наказом Міністерства фінансів України від 19.06.2015 № 578, у складі якої формується додаток «Відомості про суми нарахованого доходу застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску», за податковий (звітний) квартал в якому проведено державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності, з наростаючим підсумком з початку року у строки, визначені підпунктом 49.18.2 пункту 49.18 статті 49 ПКУ, протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу. Разом з тим, платник єдиного податку – фізична особа-підприємець може подати останню податкову декларацію платника єдиного податку до закінчення звітного періоду відповідно до підпункту 49.18.8 пункту 49.18 статті 49 ПКУ.
Рішення про проведення документальної позапланової перевірки платника податків – фізичної особи приймається керівником контролюючого органу (його заступником або уповноваженою особою) з урахуванням вимог статей 78 – 82 ПКУ, яке оформлюється наказом.
При цьому термін протягом якого приймається рішення про призначення документальної позапланової перевірки, зокрема, при припиненні діяльності фізичною особою-підприємцем, ПКУ не визначено.
Дані про зняття з обліку фізичної особи-підприємця як платника податків та як платника єдиного внеску передаються контролюючим органом до ЄДР та оприлюднюються на порталі електронних сервісів ЄДР.