Процедура реєстрації реєстраторів розрахункових операцій та/або програмних РРО в контролюючих органах регулюється Порядком реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547 /Порядком реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затвердженому наказом Міністерства фінансів України від 23.06.2020 № 317 "Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 14 червня 2016 року № 547".
Відповідно до пункту 3 глави 2 розділу II Порядку № 547 реєстрація РРО здійснюється в контролюючому органі за основним місцем обліку суб'єкта господарювання як платника податків.
Пунктом 1 розділу ІІ Порядку № 317 встановлено, що ДПС веде реєстр ПРРО в електронному вигляді. До Реєстру вносяться дані про ПРРО, а також відомості про суб'єктів господарювання та їхні господарські одиниці, де застосовуються такі ПРРО, дані сертифікатів кваліфікованих або удосконалених електронних підписів та/або печаток, що використовуються такими ПРРО.
Реєстрація РРО проводиться на підставі заяви про реєстрацію реєстраторів розрахункових операцій за формою № 1-РРО (пункт 4 глави 2 розділу ІІ Порядку № 547), реєстрація ПРРО – на підставі заяви про реєстрацію програмних реєстраторів розрахункових операцій за формою № 1-ПРРО (пункт 3 розділу ІІ Порядку № 317).
Подати до контролюючого органу заяву для реєстрації РРО можна у електронній або паперовій формі, для реєстрації ПРРО – виключно в електронній формі.
Обробка поданих заяв здійснюється автоматично засобами інформаційно-комунікаційної системи ДПС. Про результат обробки заяви, реєстрацію РРО/ПРРО суб'єкту господарювання повідомляється у Електронному кабінеті.
Відсутність в контролюючому органі інформації щодо господарської одиниці, вказаної у заяві №№ 1-РРО/1-ПРРО, про яку суб'єкт господарювання мав повідомити контролюючий орган як про об'єкт оподаткування, відповідно до вимог пункту 63.3 статті 63 ПКУ, або наявність відомостей згідно з повідомленням про об'єкти оподаткування або об'єкти, пов'язані з оподаткуванням або через які провадиться діяльність за ф. № 20-ОПП про те, що відповідний об'єкт є закритим чи не експлуатується суб'єктом господарювання, є підставою для відмови в реєстрації РРО/ПРРО.
РРО/ПРРО може застосовуватись лише в тій господарській одиниці, яка зазначена в реєстраційному посвідченні (пункт 3 розділу ІІІ Порядку № 547)/дані про господарську одиницю внесені до Реєстру щодо такого ПРРО (пункт 2 розділу IV Порядку № 317).
У розділі 3 "Дані щодо господарської одиниці" заяви №№ 1-РРО/1-ПРРО зазначаються: ідентифікатор об'єкта оподаткування, код території, назва господарської одиниці, адреса розміщення господарської одиниці, які заповнюються згідно з даними Повідомлення за ф. № 20-ОПП, поданим до контролюючого органу відповідно до вимог пункту 63.3 статті 63 ПКУ.
Назва та адреса господарської одиниці є обов'язковими реквізитами фіскального чеку згідно з пунктом 2 розділу II Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13.
Абзацом третім пункту 2 розділу І Положення визначено, що господарська одиниця – це стаціонарний або пересувний об'єкт, у тому числі транспортний засіб, де реалізуються товари чи надаються послуги та здійснюються розрахункові операції.
У разі зміни адреси господарської одиниці, де використовується РРО/ПРРО, здійснюється перереєстрація РРО/ПРРО.
Для перереєстрації РРО надаються заява № 1-РРО та реєстраційне посвідчення, для перереєстрації ПРРО – заява № 1-ПРРО з позначкою "Перереєстрація".
Отже, першоджерелом даних щодо адреси місцезнаходження господарської одиниці заяви №№ 1-РРО/1-ПРРО, що подається суб'єктом господарювання до контролюючого органу у встановленому порядку для реєстрації РРО/ПРРО, є відомості щодо об'єкта оподаткування, що є місцем здійснення господарської діяльності та/або місцем проведення розрахунків, який взято на облік в контролюючих органах відповідно до поданого Повідомлення за ф. № 20-ОПП.
Виходячи з зазначеного, суб'єкт господарювання, незалежно від свого фактичного місця перебування, може подати заяву в електронній формі для реєстрації РРО/ПРРО за умови, що інформація щодо господарської одиниці, на яку реєструється РРО/ПРРО, як про об'єкт оподаткування наявна в контролюючому органі і такий об'єкт оподаткування не закритий та експлуатується.