Відповідно до абзацу першого пункту 296.1 статті 296 ПКУ фізичні особи-підприємці – платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками податку на додану вартість, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів.
При цьому фізичні особи-підприємці – платники єдиного податку третьої групи ведуть облік доходів і витрат від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції окремо від обліку доходів і витрат від здійснення інших видів підприємницької діяльності (абзац третій пункту 296.1 статті 296 ПКУ).
Облік доходів та витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет (абзац четвертий пункту 296.1 статті 296 ПКУ).
Відповідно до абзаців першого – другого пункту 44.1 статті 44 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим пункт 44.1 статті 44 ПКУ.
Пунктом 44.3 статті 44 ПКУ встановлено, що платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 статті 44 ПКУ, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:
2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статтей 39 і 39 прим. 2 ПКУ (підпункт 44.3.1 пункту 44.3 статті 44 ПКУ);
1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються, зокрема, фізичними особами-підприємцями, у тому числі такими, що обрали спрощену систему оподаткування, щодо виплачених нерезиденту доходів (прибутків) із джерелом їх походження з України, що оподатковуються в порядку, визначеному пунктом 141.4 статті 141 ПКУ, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 пунктом 44.3 статті 44 ПКУ (підпункт 44.3.2 пункту 44.3 статті 44 ПКУ);
1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 пункту 44.3 статті 44 ПКУ (підпункт 44.3.3 пункту 44.3 статті 44 ПКУ);
1095 днів – для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (підпункт 44.3.4 пункту 44.3 статті 44 ПКУ).
Строки зберігання документів та інформації, визначені пунктом 44.3 статті 44 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).
У разі ліквідації платника податків, зокрема, документи, визначені пунктом 44.1 статті 44 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів, що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.
Передбачені пунктом 44.3 статті 44 ПКУ строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 ПКУ.
Отже, статтею 44 ПКУ встановлено мінімальні строки зберігання документів та інформації, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів із збільшенням цього строку при проведенні процедури оскарження у разі визначення сум зобов'язань контролюючими органами.
Слід зауважити, що пунктом 52 прим. 2 підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" ПКУ на період з 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), зупиняється перебіг строків давності, передбачених статтею 102 ПКУ.
Відповідно до підпункту 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ "Перехідні положення" ПКУ, тимчасово, до 01 серпня 2023 року, для платників податків та контролюючих органів зупиняється перебіг строків, визначених податковим законодавством та іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, крім випадків, передбачених підпунктом 69.9 пунктом 69 підрозділом 10 розділом ХХ "Перехідні положення" ПКУ.
За незберігання первинних документів на підставі яких здійснювався облік доходів, до фізичних осіб – підприємців – платників єдиного податку першої і другої груп та платників єдиного податку третьої групи, які не є платниками ПДВ, застосовуються штрафи відповідно до пункту 121.1 статті 121 ПКУ, зокрема, незабезпечення платником податків зберігання первинних документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених статтею 44 ПКУ строків їх зберігання, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.
Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 гривень.
Штрафи, передбачені пунктом 121.1 статті 121 ПКУ, не застосовуються до фізичних осіб-підприємців – платників єдиного податку першої і другої груп та платників єдиного податку третьої групи, які не є платниками ПДВ, за незберігання первинних документів, які підтверджують витрати на придбання товарів/послуг.
Водночас відповідно до підпункту 69.28. пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ "Перехідні положення" ПКУ, установлено, що до платників податків/податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України і не можуть пред'явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, як виняток із положень статті 44 ПКУ застосовуються спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.