Відповідно до пункту 44.1 статті 44 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Закупівля сільськогосподарської продукції фізичними особами-підприємцями – платниками єдиного податку у населення оформлюється такими первинними документами:
закупівельним актом (форму закупівельного акту наведено в додатку 5 до пункту 2.1 Методичних рекомендацій щодо впровадження національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку у сфері громадського харчування і побутових послуг, гармонізованих з міжнародними стандартами, які затверджено наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України від 17.06.2003 № 157), який необхідно складати з кожним продавцем;
закупівельною відомістю (про можливість оформлення готівкових розрахунків зі здавальниками сільськогосподарської продукції за відомостями зазначено у пункті 26 розділу III Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29 грудня 2017 року № 148. В таких відомостях зазначаються прізвища здавальників, їх адреси, обсяги зданої продукції і сума виплаченої готівки, що підписуються здавальником. У додатку 1 до Положення № 148 наведено форму відомості на виплату готівки, проте використовувати її для оформлення готівкових розрахунків зі здавальниками сільськогосподарської продукції можна лише після доопрацювання (доповнення додатковими графами). Однією закупівельною відомістю можна оформити розрахунки з кількома здавальниками сільськогосподарської продукції.
Закупівельний акт та закупівельна відомість повинні містити, зокрема, такі дані: місце укладання угоди; прізвище, ім’я, по батькові продавця; найменування продукції; ціну одиниці продукції; обсяг проданої продукції; суму виплачених коштів; підпис продавця про отримання даних коштів.
У цих документах слід також зазначити: реєстраційний номер облікової картки платника податків – продавця сільськогосподарської продукції або серію (за наявності) та номер паспорта (якщо продавець через свої релігійні переконання відмовляється від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомив про це відповідний контролюючий орган і має відмітку у паспорті); реквізити Довідки про наявність у фізичної особи земельних ділянок (форма № 3 ДФ затверджена наказом Міністерства доходів і зборів України від 17.01.2014 № 32 «Про затвердження Порядку видачі довідки про наявність у фізичної особи земельних ділянок та її форми») (за її наявності); загальну суму нарахованого доходу та суму утриманого при виплаті коштів податку на доходи фізичних осіб (якщо він утримувався).