Згідно з нормами чинного законодавства, суб’єкт господарювання або його представник за письмовим зверненням має право ознайомитися зі своєю обліковою справою (реєстраційною частиною), яка зберігається в контролюючому органі за основним місцем обліку платника податків.
Крім того, платники податків (юридичні особи та самозайняті особи) можуть ознайомитися з інформацією, яка міститься щодо них в інформаційних базах даних контролюючих органів через особисту (приватну) частину Електронного кабінету платника.
Відповідно до пункту 63.12 статті 63 ПКУ інформація, що збирається, використовується та формується контролюючими органами у зв’язку з обліком платників податків, вноситься до інформаційних баз даних.
Взяття на облік платників податків контролюючими органами здійснюється за принципом організаційної єдності реєстраційних процедур, що проводяться державними реєстраторами, та процедур узяття на облік платників податків, що забезпечуються контролюючими органами. Обмін відомостями (запитами) про здійснення дій з державної реєстрації та взяття на облік (зняття з обліку) юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців здійснюється у порядку інформаційної взаємодії між Єдиним державним реєстром юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань та інформаційними системами Державної податкової служби України.
З урахуванням норм статей 64 та 65 ПКУ взяття на облік за основним місцем обліку юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів та фізичних осіб- підприємців (крім тих, що набули статусу електронного резидента (е-резидента)), відомості щодо яких включаються до ЄДР здійснюється на підставі відомостей з ЄДР, наданих державним реєстратором згідно із Законом України від 15 травня 2003 року № 755-ІV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб- підприємців та громадських формувань».
Дані про взяття на облік юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів та фізичних осіб-підприємців як платників податків і зборів у контролюючих органах передаються до ЄДР у день взяття їх на облік за основним місцем обліку та оприлюднюються на порталі електронних сервісів відповідно до Закону № 755.
Взяття на облік за основним місцем обліку платників податків для яких законом установлені особливості їх державної реєстрації та які не включаються до ЄДР, здійснюється у день отримання відповідної заяви та документів.
Пунктом 1.6 розділу I Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588, визначено, що стосовно кожного платника податків, взятого на облік в контролюючому органі згідно з Порядком, формується облікова справа.
Реєстраційна частина облікової справи платника податків формується із документів, які надходять до контролюючих органів для взяття на облік платника податків, та доповнюється документами, які подаються платником податків або надходять стосовно платника податків згідно із статтями 64 – 68 ПКУ у паперовій формі.
Ведення облікових справ платників податків здійснюється з дотриманням правил діловодства. Комплектування документів проводиться у хронологічному чи тематичному порядку або у їх поєднанні. Кожна частина облікової справи повинна мати опис документів.
Зберігання окремих документів та облікових справ здійснюється відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.
Відповідно до пункту 2 частини першої статті 10 Закону України від 13 січня 2011 року № 2939-VI «Про доступ до публічної інформації», кожна особа має право доступу до інформації про неї, яка збирається та зберігається.
Розпорядники інформації, які володіють інформацією про особу, зобов’язані надавати її безперешкодно і безкоштовно на вимогу осіб, яких вона стосується, крім випадків, передбачених Законом № 2939 (пункт 1 частини третьої статті 10 Закону № 2939).
Різновидом інформації з обмеженим доступом та вимоги для обмеження доступу до інформації зазначені в статті 6 Закону № 2939.
Обмеженню доступу підлягає інформація, а не документ. Якщо документ містить інформацію з обмеженим доступом, для ознайомлення надається інформація, доступ до якої необмежений (пункт 8 статті 6 Закону № 2939).
Відповідно до статті 1 Закону України від 02 жовтня 1996 року № 393/96-ВР «Про звернення громадян» громадяни України мають право звернутися до органів державної влади, зокрема із заявою або клопотанням щодо реалізації своїх соціально-економічних та особистих прав і законних інтересів.
При цьому звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання (стаття 20 Закону № 393).
Питання про можливість видачі/відмови у видачі копій конкретних документів з реєстраційної частини облікової справи розглядається керівником контролюючого органу з дотриманням вимог Закону України від 01 червня 2010 року № 2297-VІ «Про захист персональних даних».