Реєстраційні номери, що надаються фізичним особам (як резидентам, так і нерезидентам) зберігаються за ними протягом усього їх життя та у разі отримання такими особами іншого громадянства чи зміни громадянства не підлягають скасуванню та заміні, за винятком якщо після видачі облікової картки встановлені порушення чи неточності при формуванні реєстраційних номерів.
Відповідно до абзацу першого пункту 70.5 статті 70 ПКУ фізична особа – платник податків незалежно від віку (як резидент, так і нерезидент), для якої раніше не формувалася облікова картка фізичної особи – платника податків за формою № 1ДР та яка не включена до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків, зобов’язана особисто або через законного представника чи уповноважену особу подати відповідному контролюючому органу Облікову картку за ф. № 1ДР, яка є водночас заявою для реєстрації в ДРФО, та пред’явити документ, що посвідчує особу.
Згідно з підпунктом 1, 2 розділу VІII Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 29.09.2017 № 822 фізична особа – платник податків, яка через свої релігійні переконання відмовляється від прийняття реєстраційного номера облікової картки, зобов’язана особисто подати відповідному контролюючому органу повідомлення фізичної особи, яка через свої релігійні переконання відмовляється від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків за формою № 1П та документи для забезпечення її обліку за прізвищем, ім’я, по батькові (за наявності) і серією (за наявності) та номером паспорта, а також пред’явити паспорт .
Для заповнення Облікової картки за ф. № 1ДР використовуються дані документа, що посвідчує особу (пункт 2 розділу VІI Положення № 822).
Фізична особа несе відповідальність згідно із законом за достовірність інформації, що подається для реєстрації у ДРФО (абзац восьмий пункт 70.5 статті 70 ПКУ).
Згідно з пунктом 6 розділу ІII Положення № 822 громадяни України для проведення реєстрації, внесення змін, отримання картки платника податків або отримання відомостей з ДРФО подають документи до контролюючого органу за своєю податковою адресою (місцем проживання) або до будь-якого контролюючого органу.
Пунктом 11 розділу VII Положення № 822 визначено, що у разі виявлення помилок, порушень чи неточностей щодо внесення прізвища, імені, по батькові, дати чи місця народження, задекларованого (зареєстрованого) місця проживання (перебування) тощо, допущених при реєстрації фізичної особи у ДРФО, виправлення даних здійснюється шляхом внесення змін до ДРФО на підставі заяви про внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків за формою № 5ДР. Після виправлення помилок реєстраційний номер облікової картки платника податків не змінюється.
Контролюючий орган може змінити реєстраційний номер облікової картки, якщо порушення чи неточності не можна усунути шляхом внесення змін відповідно до абзацу першого пункту 11 розділу VII Положення № 822. Така зміна проводиться після перевірки чи з’ясування обставин допущення помилки, виявленої контролюючим органом самостійно чи за результатами розгляду звернення фізичної особи – платника податків. Про виявлення такого факту або про результати розгляду звернення контролюючий орган інформує фізичну особу – платника податків.
За зверненням (у довільній формі) фізичної особи – платника податків контролюючий орган протягом п’яти робочих днів з дня отримання звернення видає фізичній особі довідку про зміну реєстраційного номера облікової картки платника податків за формою, наведеною в додатку 5 до Положення № 822.
Відповідно до пункту 15 розділу VII Положення № 822 Обліковим карткам за ф. № 1ДР фізичних осіб, які на момент набрання чинності ПКУ зареєстровані в ДРФО та інших обов’язкових платежів, присвоюються номери, що відповідають ідентифікаційним номерам платників податків – фізичних осіб. Документи про реєстрацію фізичних осіб у ДРФО та інших обов’язкових платежів, видані органами державної податкової служби у порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності ПКУ, вважаються дійсними для всіх випадків, передбачених для використання реєстраційних номерів облікових карток, не підлягають обов’язковій заміні та є такими, що засвідчують реєстрацію фізичних осіб у ДРФО.