Відповідно до пункту 70.9 статті 70 Податкового кодексу та пункту 7 розділу VII Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 29.09.2017 № 822, за зверненням фізичної особи, її представника контролюючий орган видає документ, що засвідчує реєстрацію у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків (картка платника податків (додаток 3 до Положення № 822)), відповідно до порядку, визначеного Положенням № 822 (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний податковий орган і мають відмітку у паспорті). У такому документі зазначається реєстраційний номер облікової картки платника податків.
У разі необхідності повторного отримання документа, що засвідчує реєстрацію у ДРФО, з причини втрати або зіпсування такого документа фізична особа – платник податків подає до податкового органу заяву про внесення змін до Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків за формою № 5ДР (далі – Заява за ф. № 5ДР) (додаток 12 до Положення № 822).
Фізичні особи подають Заяву за ф. № 5ДР особисто або через представника до контролюючого органу за своєю податковою адресою (місцем проживання), а у разі зміни місця проживання – до контролюючого органу за новим місцем проживання або до будь-якого контролюючого органу (пункт 2 розділу IХ Положення № 822).
Для заповнення Заяви за ф. № 5ДР використовуються дані документа, що посвідчує особу, та інших документів, які підтверджують зміни таких даних (пункт 3 розділу IХ Положення № 822).
Підпунктом 4 пункту 1 розділу IІІ Положення № 822 визначено, що для підтвердження інформації про задеклароване (зареєстроване) місце проживання (перебування) особа подає один з таких документів:
витяг з реєстру територіальної громади;
паспорт, виготовлений у формі книжечки;
тимчасове посвідчення громадянина України.
Для підтвердження факту внутрішнього переміщення і взяття на облік внутрішньо переміщеної особи така особа подає довідку про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи відповідно до Порядку оформлення і видачі довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 509 «Про облік внутрішньо переміщених осіб» (підпункт 5 пункт 1 розділу IІІ Положення № 822).
Документи також може бути подано через центри надання адміністративних послуг (пункт 6 розділу ІII Положення № 822).
Документ, що засвідчує реєстрацію у ДРФО, надається протягом трьох робочих днів з дня звернення фізичної особи, її представника до контролюючого органу.
Громадяни України можуть звернутися за отриманням документа, що засвідчує реєстрацію у ДРФО, до контролюючого органу за своєю податковою адресою (місцем проживання) або до будь-якого контролюючого органу (п. 8 розд. VII Положення № 822).
За бажанням особи документ, що засвідчує реєстрацію у ДРФО, може бути виданий її представнику за наявності документа, що посвідчує особу такого представника, та документа, що посвідчує особу довірителя, або його ксерокопії (з чітким зображенням), а також довіреності, засвідченої у нотаріальному порядку, на видачу такого документа (після пред’явлення повертається) та її копії (пункт 9 розділу VII Положення № 822).
У разі втрати документа, що засвідчує реєстрацію в ДРФО, фізичній особі необхідно подати Заяву за ф. № 5ДР до контролюючого органу за своєю податковою адресою (місцем проживання) або до будь-якого контролюючого органу або центру надання адміністративних послуг, пред’явити паспорт, та, у разі необхідності, витяг з реєстру територіальної громади про задеклароване (зареєстроване) місце проживання (перебування) особи.
Частиною дев’ятою ст. 16 Закону України від 20 листопада 2012 року № 5492-VI «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус», передбачено, що замість втраченого або викраденого документа (у тому числі паспорта громадянина України) уповноважений суб’єкт, якщо інше не передбачено Законом № 5492, після встановлення факту видачі раніше такого документа особі, яка заявила про його втрату або викрадення, оформляє та видає новий документ.
Оформлення (у тому числі замість втраченого або викраденого) та обмін паспорта громадянина України здійснюється відповідно до Порядку оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсним та знищення паспорта громадянина України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2015 року № 302.
У разі втрати (зіпсуття) документа, що засвідчує реєстрацію в ДРФО також втрачено паспорт громадянина України, фізичній особі для отримання реєстраційного номеру облікової картки платника податків необхідно:
отримати у територіальному органі Державної міграційної служби України в установленому порядку новий паспорт громадянина України, замість втраченого або викраденого;
подати до контролюючого органу за своєю податковою адресою (місцем проживання) або до будь-якого контролюючого органу або центру надання адміністративних послуг Заяву за ф. № 5ДР, пред’явити паспорт та витяг з реєстру територіальної громади про задеклароване (зареєстроване) місце проживання (перебування) особи;
отримати документ, що засвідчує реєстрацію у ДРФО у контролюючому органі за своєю податковою адресою (місцем проживання) або до будь-якого контролюючого органу пред’явивши паспорт.