На письмовий запит органу ДПС суб’єктом господарювання (крім е-резидента) в письмовій формі (листом) надається інформація (документальне підтвердження) відповідно до статтей 73, 78 ПКУ в загальновстановленому порядку, в один із таких способів:
особисто платником податків або уповноваженою на це особою;
надсилається поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення;
за допомогою меню «Листування з ДПС» приватної частини Електронного кабінету у форматі pdf (обмеження 5 МБ).
При цьому такий лист, що надсилається на запит органу ДПС, повинен містити:
номер та дату запиту органу ДПС, на який надається відповідь;
інформацію, що запитується органом ДПС.
Відповідно до абзацу першого пункту 73.3 статті 73 ПКУ контролюючі органи мають право звернутися до платників податків та інших суб’єктів інформаційних відносин із письмовим запитом про надання інформації (вичерпний перелік та підстави надання якої встановлено законом), необхідної для виконання покладених на контролюючі органи функцій, завдань, та її документального підтвердження.
Підпунктом 73.3.3 пункту 73.3 статті 73 ПКУ визначено, що платники податків та інші суб’єкти інформаційних відносин зобов’язані надавати інформацію, визначену в запиті контролюючого органу, та її документальне підтвердження (крім проведення зустрічної звірки) протягом 15 робочих днів з дня, наступного за днем отримання запиту (якщо інше не передбачено ПКУ) у порядку, визначеному статтею 42 ПКУ.
У разі проведення зустрічної звірки платники податків та інші суб’єкти інформаційних відносин зобов’язані надавати інформацію, визначену в запиті контролюючого органу, протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем отримання запиту, та документальне підтвердження цієї інформації на вимогу контролюючого органу у порядку, визначеному статтею 42 ПКУ.
Відповідно до пункту 42.2 статті 42 ПКУ документи вважаються належним чином врученими, якщо вони надіслані у порядку, визначеному пунктом 42.4 статті 42 ПКУ, надіслані за адресою (місцезнаходженням, податковою адресою) платника податків рекомендованим листом з повідомленням про вручення або особисто вручені платнику податків (його представнику).
Абзацом першим пункту 42.4 статті 42 ПКУ визначено, що платники податків, які подають звітність в електронній формі та/або пройшли електронну ідентифікацію онлайн в електронному кабінеті, можуть здійснювати листування з контролюючими органами засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог законів України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги». Для осіб, які є фінансовими агентами, листування з контролюючим органом в електронній формі є обов’язковим у випадках, визначених ПКУ.
Підпунктами 78.1.1, 78.1.4 та 78.1.9 пункту 78.1 статті 78 ПКУ встановлено термін для надання платниками податків пояснень та їх документальні підтвердження на письмовий запит контролюючого органу протягом 15 робочих днів з дня, наступного за днем отримання запиту.
Згідно з пунктом 15 Порядку періодичного подання інформації органам державної податкової служби та отримання інформації зазначеними органами за письмовим запитом, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 грудня 2010 року № 1245, лист суб’єкта інформаційних відносин, що надсилається на запит органу державної податкової служби, повинен містити:
номер та дату запиту органу ДПС, на який надається відповідь;
інформацію, що запитується органом ДПС.
Платник податків стає користувачем електронного кабінету та набуває право подавати звітність в електронній формі і вести листування засобами електронного зв’язку в електронній формі після проходження в електронному кабінеті електронної ідентифікації онлайн з використанням кваліфікованого електронного підпису з дотриманням вимог законів України № 851 та № 2155 або тих сервісів ідентифікації, використання яких дозволяється методологом електронного кабінету (абзац перший пункту 42 прим. 1.5 статті 42 прим. 1 ПКУ).
Платник податків (крім платника податків, який набув статусу електронного резидента (е-резидента)), що пройшов ідентифікацію в електронному кабінеті, самостійно визначає спосіб взаємодії з контролюючим органом, а саме в загальному порядку чи в електронній формі (абзац четвертий пункту 42 прим. 1.5 статті 42 прим. 1 ПКУ).