Уповноважений представник юридичної особи, установи, організації, органів місцевого самоврядування не може отримати за довіреністю кваліфіковані сертифікати відкритих ключів на посадових осіб (керівника, бухгалтера тощо) чи інших працівників таких установ, організацій, органів місцевого самоврядування, оскільки під час формування та видачі кваліфікованого сертифіката відкритого ключа здійснюється ідентифікація особи за умови її особистої присутності.
Відповідно до частини першої статті 22 Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» формування та видача кваліфікованого сертифіката відкритого ключа без ідентифікації особи, ідентифікаційні дані якої міститимуться у кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, не допускаються.
Ідентифікація особи здійснюється кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг (його відокремленим пунктом реєстрації) шляхом перевірки та підтвердження належності фізичній чи юридичній особі, яка звернулася за отриманням послуги формування кваліфікованого сертифіката відкритого ключа, ідентифікаційних даних особи, отриманих кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг (його відокремленим пунктом реєстрації).
Ідентифікація особи – процедура використання ідентифікаційних даних особи з документів, створених на матеріальних носіях, та/або електронних даних, в результаті виконання якої забезпечується однозначне встановлення фізичної, юридичної особи або представника юридичної особи (пункт 20 частини першої статті 1 Закону № 2155).
Згідно з частиною п’ятою статті 22 Закону № 2155 під час перевірки цивільної правоздатності та дієздатності юридичної особи (з метою формування кваліфікованого сертифіката електронної печатки або автентифікації веб-сайту) чи фізичної особи-підприємця (з метою формування кваліфікованого сертифіката електронної печатки) кваліфікований надавач електронних довірчих послуг зобов’язаний використовувати інформацію про юридичну особу чи фізичну особу-підприємця, що міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань або в торговельному, банківському чи судовому реєстрі, який ведеться країною резидентства іноземної юридичної особи, а також пересвідчитися, що обсяг цивільної правоздатності та дієздатності юридичної особи чи фізичної особи – підприємця є достатнім для формування та видачі кваліфікованого сертифіката відкритого ключа або автентифікації вебсайту. Порядок проведення перевірки, передбаченої цією частиною, визначається Кабінетом Міністрів України.
Перевірка цивільної правоздатності та дієздатності міжнародних організацій, відомості про яких не внесені до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань або торговельного, банківського чи судового реєстру, що ведеться іноземною державою, за місцезнаходженням штаб-квартири міжнародної організації здійснюється з використанням інформації з міжнародного договору або іншого офіційного документа, на підставі якого створена та/або діє міжнародна організація.
Частиною шостою статті 22 Закону № 2155 визначено, що уповноважений представник юридичної особи або фізичної особи-підприємця підписує документи, необхідні для формування та видачі кваліфікованого сертифіката відкритого ключа працівнику юридичної особи або фізичної особи- підприємця. Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг під час формування та видачі кваліфікованого сертифіката відкритого ключа працівнику юридичної особи або фізичної особи-підприємця здійснює ідентифікацію працівника, а також ідентифікацію особи уповноваженого представника юридичної особи або фізичної особи-підприємця відповідно до вимог статті 22 Закону № 2155 та перевіряє обсяг його повноважень за документом, що визначає повноваження уповноваженого представника юридичної особи або фізичної особи- підприємця, чи з використанням інформації, що міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань або в торговельному, банківському чи судовому реєстрі, який ведеться країною резидентства іноземної юридичної особи.
Якщо від імені юридичної особи діє колегіальний орган, кваліфікованому надавачу електронних довірчих послуг подається документ, у якому визначено повноваження відповідного органу та розподіл обов’язків між його членами.
Також, частиною другою статті 22 Закону № 2155 встановлено, що ідентифікація особи, яка звернулася за отриманням послуги формування кваліфікованого сертифіката відкритого ключа, здійснюється в один із таких способів:
1) за особистої присутності фізичної особи, фізичної особи-підприємця чи уповноваженого представника юридичної особи – за результатами перевірки відомостей (даних) про особу, отриманими у встановленому законодавством порядку з Єдиного державного демографічного реєстру, за паспортом громадянина України або іншими документами, виданими відповідно до законодавства про Єдиний державний демографічний реєстр та про документи, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України чи спеціальний статус особи;
2) віддалено (без особистої присутності особи), з одночасним використанням засобу електронної ідентифікації, що має високий або середній рівень довіри, раніше виданого фізичній особі, фізичній особі-підприємцю чи уповноваженому представнику юридичної особи за особистої присутності, та багатофакторної автентифікації;
3) за ідентифікаційними даними особи, що містяться у кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки, раніше сформованого (сформованої) та виданого (виданої) згідно з пунктом 1 або пунктом 2 частини другої статті 22 Закону № 2155, за умови чинності такого сертифіката;
4) з використанням інших способів ідентифікації, визначених законом, надійність яких є еквівалентною особистій присутності та підтверджена органом з оцінки відповідності.