У разі складання акцизної накладної/розрахунку коригування у двох примірниках, платник акцизного податку, який реалізує пальне або спирт етиловий накладає на другий примірник акцизної накладної/розрахунку коригування кваліфікований електронний підпис та надсилає його платнику акцизного податку-отримувачу пального або спирту етилового засобами телекомунікаційного з’язку з урахуванням вимог законів України № 2155-VІІІ та № 851-IV.
Згідно з пунктом 3 Порядку ведення Єдиного реєстру акцизних накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2016 року № 114, для реєстрації в Єдиному реєстрі акцизних накладних (далі – ЄРАН) акцизні накладні/розрахунки коригування надсилаються до ДПС в електронній формі відповідно до порядку подання податкових документів в електронному вигляді з дотриманням умови щодо обміну електронними документами з контролюючими органами у порядку, визначеному законодавством.
Пунктом 5 Порядку № 114 передбачені умови складання акцизної накладної у двох примірниках.
Перший примірник складеної акцизної накладної реєструється в ЄРАН, а другий примірник такої акцизної накладної в день її складення надсилається розпоряднику акцизного складу – отримувачу пального або спирту етилового.
У разі складення акцизної накладної у двох примірниках платник акцизного податку, який реалізує пальне або спирт етиловий, накладає кваліфікований електронний підпис на перший та другий примірники акцизної накладної. Перший примірник акцизної накладної надсилається для реєстрації до ЄРАН, а другий примірник – платнику акцизного податку - отримувачу пального або спирту етилового, який накладає на нього власний кваліфікований електронний підпис у порядку, передбаченому для платника акцизного податку, який реалізує пальне або спирт етиловий, та після отримання пального або спирту етилового на акцизний склад/акцизний склад пересувний надсилає його для реєстрації до ЄРАН (пункт 7 Порядку № 114).
Розпорядник акцизного складу/акцизного складу пересувного – отримувач пального або спирту етилового зобов’язаний зареєструвати другий примірник акцизної накладної в ЄРАН після реєстрації першого примірника такої акцизної накладної в ЄРАН та отримання пального або спирту етилового на акцизний склад/акцизний склад пересувний.
Відповідно до пункту 8 Порядку № 114 для реєстрації в ЄРАН платник акцизного податку здійснює шифрування акцизних накладних/розрахунків коригування з дотриманням вимог до форматів криптографічних повідомлень, затверджених в установленому законодавством порядку, на які накладено кваліфікований електронний підпис, та надсилає їх у затвердженому форматі (за стандартом) засобами телекомунікаційного зв’язку до ДПС з урахуванням вимог законів України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VІІІ «Про електронні довірчі послуги» та від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» .