Згідно з абзацами першим – п’ятим пункту 70.1 статті 70 центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну податкову політику, формує та веде Державний реєстр фізичних осіб – платників податків (далі – Державний реєстр).
До Державного реєстру вноситься інформація про осіб, які є:
громадянами України;
іноземцями та особами без громадянства, які постійно проживають в Україні;
іноземцями та особами без громадянства, які не мають постійного місця проживання в Україні, але відповідно до законодавства зобов’язані сплачувати податки в Україні або є засновниками юридичних осіб, створених на території України, або набули статусу електронного резидента (е-резидента).
Відповідно до пункту 1 розділу X Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 29.09.2017 № 822 зі змінами та доповненнями (далі – Положення), фізична особа, яка зареєстрована у Державному реєстрі чи в окремому реєстрі Державного реєстру, може отримати відомості про себе, наявні у Державному реєстрі.
Відомості з Державного реєстру є документом, який безоплатно надається контролюючим органом за зверненням фізичної особи (представника) щодо отримання відомостей про себе з Державного реєстру та свідчить про наявність або відсутність відомостей про таку особу в Державному реєстрі (пункт 2 розділу Х Положення).
Пунктом 4 розділу Х Положення визначено, що для отримання відомостей про себе з Державного реєстру фізична особа звертається особисто або через представника до контролюючого органу за своєю податковою адресою (місцем проживання) або до будь-якого контролюючого органу у разі, якщо фізична особа тимчасово перебуває за межами населеного пункту проживання, подає документ, що посвідчує особу, та заяву щодо отримання відомостей з Державного реєстру фізичних осіб – платників податків про суми/джерела виплачених доходів та утриманих податків за формою № 10ДР (далі – Заява), (додаток 14 до Положення). Представник додає до Заяви довіреність, засвідчену в нотаріальному порядку, на отримання відомостей з Державного реєстру, документ, що посвідчує особу такого представника, та ксерокопію (з чітким зображенням) документа, що посвідчує особу довірителя.
Оригінали документів після прийняття Заяви повертаються, копії залишаються у контролюючому органі та зберігаються разом із зазначеною заявою.
Документи, які відповідно до Положення подаються (надсилаються рекомендованим листом) до контролюючого органу, повинні бути викладені українською мовою та не містити виправлень (абзац перший пункту 2 розділу ІІІ Положення).
Згідно з пунктом 3 розділу ІІІ Положення якщо документи надсилаються до контролюючого органу рекомендованим листом, підпис фізичної особи, зокрема, на Заяві повинен бути засвідчений у нотаріальному порядку. До зазначеної Заяви фізична особа додає ксерокопію з чітким зображенням документа, що посвідчує особу.
Іноземці та особи без громадянства подають документи до територіальних органів ДПС або до ДПС, а іноземці та особи без громадянства, які мають посвідку на постійне проживання або посвідку на тимчасове проживання в Україні, можуть реєструватись як платники податків у державних податкових інспекціях у районах, містах, районах у містах, об’єднаних державних податкових інспекціях, що відповідають місцю проживання в Україні, зазначеному в посвідці (пункт 8 розділу ІІІ Положення).
Контролюючий орган протягом трьох робочих днів з дня звернення фізичної особи (представника) надає відомості з Державного реєстру за формами, наведеними в додатках 15 та 16 до Положення (далі – Відомості) (пункт 6 розділу Х Положення).
Форми Відомостей (додатки 15 та 16 до Положення) передбачають, зокрема, такі реквізити: прізвище та ініціали, підпис, посадової особи контролюючого органу, засвідчений відповідною печаткою даного органу.
Відомості надаються контролюючим органом особисто фізичній особі або її представнику за умови пред’явлення документа, що посвідчує особу, та довіреності (для представника), про що робиться відповідний запис в журналі надання відомостей за формою, наведеною в додатку 17 до Положення (пункт 8 розділу Х Положення).
З урахуванням абзацу другого пункту 3 розділу VII Положення для іноземців та осіб без громадянства надання Відомостей здійснюється відносно осіб, які перебувають на території України на законних підставах, на підставі документа, що посвідчує особу, та засвідченого в установленому законодавством порядку його перекладу українською мовою (крім осіб, які мають посвідки на постійне проживання або посвідки на тимчасове проживання в Україні).
Законними підставами перебування на території України для іноземців та осіб без громадянства – є підстави, встановлені Законом України від 22 вересня 2011 року № 3773-VI «Про правовий статус іноземців та осіб без громадянства».
Враховуючи викладене, фізична особа (громадянин України, іноземець, особа без громадянства) для отримання Відомостей подає до контролюючого органу Заяву.
Для отримання Відомостей:
громадянин України може звернутися особисто або через представника до головного управління ДПС за своєю податковою адресою (місцем проживання) або до будь-якого головного управління ДПС через державні податкові інспекції, утворені у складі Головного управління ДПС у м. Києві та у складі управлінь, утворених на правах відокремлених підрозділів головних управлінь ДПС в областях у разі, якщо тимчасово перебуває за межами населеного пункту проживання. При цьому громадянин подає документ, що посвідчує особу (після пред’явлення повертається);
іноземці та особи без громадянства – до будь-якого головного управління ДПС через державні податкові інспекції, утворені у складі Головного управління ДПС у м. Києві та у складі управлінь, утворених на правах відокремлених підрозділів головних управлінь ДПС в областях, пред’являючи при цьому документ, що посвідчує особу, та засвідчений в установленому законодавством порядку його переклад українською мовою (крім осіб, які мають посвідки на постійне проживання або посвідки на тимчасове проживання в Україні).
Представник додає до Заяви довіреність, засвідчену в нотаріальному порядку, на отримання Відомостей, документ, що посвідчує особу такого представника (після пред’явлення повертається), та ксерокопію (з чітким зображенням) документа, що посвідчує особу довірителя.
Якщо довірена особа є іноземцем або особою без громадянства, до документа, що посвідчує її особу, вона додатково додає засвідчений в установленому законодавством порядку його переклад українською мовою (після пред’явлення повертається) та копію такого перекладу (крім осіб, які мають посвідки на постійне проживання або посвідки на тимчасове проживання в Україні).
Поряд з цим Заява може бути надіслана рекомендованим листом. У такому випадку підпис фізичної особи на Заяві повинен бути засвідчений у нотаріальному порядку та до Заяви фізична особа додає ксерокопію з чітким зображенням документа, що посвідчує особу.
Відомості видаються в головному управлінні ДПС (державній податковій інспекції, через яку подано Заяву) особисто фізичній особі за умови пред’явлення документа, що посвідчує особу, або її представнику (за умови пред’явлення документа, що посвідчує особу такого представника, ксерокопії (з чітким зображенням) документа, що посвідчує особу довірителя, та довіреності).
Слід зазначити, що згідно з приміткою до Заяви відомості про доходи накопичуються у Державному реєстрі, починаючи з 01 січня 1998 року, відповідно до податкових розрахунків сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, які щокварталу подаються податковими агентами до територіальних органів ДПС. Інформація про доходи за останній звітний період надається через 50 днів після його закінчення.