Особливості реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі на підставі документів в електронній формі визначено розділом XIV Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб-платників податків, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 29.09.2017 № 822, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України від 25.10.2017 за № 1306/31174.
За бажанням батьків дитини чи одного з них реєстрація дитини у Державному реєстрі здійснюється під час державної реєстрації її народження. Така реєстрація проводиться в межах надання комплексної послуги «єМалятко» відповідно до Порядку надання комплексної послуги «єМалятко», затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 10 липня 2019 року № 691.
У такому разі Облікова картка № 1ДР не заповнюється, а реєстрація здійснюється на підставі відомостей, що містяться у заяві про державну реєстрацію народження, в обсязі, необхідному для проведення реєстрації, отриманих у порядку інформаційної взаємодії з Державного реєстру актів цивільного стану громадян. Відомості про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків з Державного реєстру передаються до Державного реєстру актів цивільного стану громадян та відображаються у відповідному актовому записі та свідоцтві про народження.
Особа віком від 14 до 18 років, яка має зареєстроване місце проживання та яка не зареєстрована у Державному реєстрі, під час оформлення паспорта громадянина України вперше може за її бажанням одночасно зареєструватися у Державному реєстрі за реєстраційним номером облікової картки платника податків з його відображенням надалі у паспорті громадянина України. Така реєстрація проводиться відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 10 липня 2019 року № 691 «Про реалізацію експериментального проекту щодо створення сприятливих умов для реалізації прав дитини».
У такому разі Облікова картка № 1ДР не заповнюється, а реєстрація здійснюється на підставі відомостей, що містяться у заяві-анкеті, яка подається під час оформлення паспорта громадянина України. Дані, необхідні для проведення реєстрації, у цьому випадку направляються до Державного реєстру у порядку інформаційної взаємодії.
Інформаційна взаємодія Державного реєстру актів цивільного стану громадян, Єдиного державного демографічного реєстру та Державного реєстру у випадках, визначених у пунктах 1 і 2 цього розділу, тип та структура електронних даних, що передаються та приймаються, процедури взаємодії інформаційних систем визначаються відповідно до законодавства України.
Реєстрація в Державному реєстрі також може бути здійснена на підставі Облікової картки № 1ДР, поданої в електронній формі (з наданням відповідних електронних копій документів за переліком, визначеним цим Положенням) засобами телекомунікацій, у тому числі засобами електронного кабінету, з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги».
Реєстрація іноземців або осіб без громадянства у Державному реєстрі з метою набуття статусу електронного резидентства України та доступу до електронних послуг, що надаються в Україні, здійснюється відповідно до Порядку реалізації експериментального проекту із запровадження та реалізації в Україні електронного резидентства, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 червня 2020 року № 648.
Усі дані, отримані в електронній формі для проведення реєстрації в Державному реєстрі, обробляються та використовуються з урахуванням вимог Податкового кодексу України, законів України «Про інформацію», «Про телекомунікації», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних», а також інших нормативно-правових актів щодо захисту інформації.