Підстави та перелік документів, які подаються нерезидентами (іноземні юридичні компанії, організації) до контролюючих органів для взяття на облік визначені нормами пункту 64.5 статті 64 Податкового кодексу України та розділу ІІІ, IV Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29.12.2011 за № 1562/20300.
Для взяття на облік нерезиденти (іноземні компанії, організації) подають до контролюючого органу заяву нерезидента (для іноземної юридичної компанії, організації або її відокремленого підрозділу) за формою № 1-ОПН (далі - заява за ф. № 1-ОПН) та копії документів (з пред’явленням оригіналів):
- витяг з відповідного бізнес-реєстру (торговельного, банківського або іншого реєстру, в якому фіксується факт державної реєстрації компанії, організації), виданого в країні реєстрації іноземної компанії, організації та легалізованого в установленому порядку, якщо інше не передбачено міжнародними договорами, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, що супроводжується нотаріально засвідченим перекладом українською мовою;
- документ, що підтверджує присвоєння ідентифікаційного (реєстраційного, облікового) номера (коду) нерезидента в країні його реєстрації, якщо у витягу з відповідного бізнес-реєстру не зазначені відомості про такий номер (код), що супроводжується нотаріально засвідченим перекладом українською мовою;
- документ, яким підтверджуються повноваження представника нерезидента. У разі якщо такий документ виданий в країні реєстрації нерезидента, він повинен бути легалізований в установленому порядку, якщо інше не передбачено міжнародними договорами, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, та супроводжуватися нотаріально засвідченим перекладом українською мовою;
- документ про акредитацію (реєстрацію, легалізацію) відокремленого підрозділу іноземної компанії, організації на території України, якщо нерезидент здійснює в Україні діяльність через відокремлений підрозділ.
Водночас, можна подати заяву за ф. № 1-ОПН з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог законів щодо електронного документообігу та електронних довірчих послуг (пункт 9.3 розділу ІХ Порядку № 1588).