Реєстрація податкових накладних/розрахунків коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) здійснюється відповідно до вимог Податкового Кодексу України та Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 грудня 2010 року № 1246.
Статтею 201 ПКУ визначено, що на дату виникнення податкових зобов’язань платник податку зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, кваліфікованого електронного підпису уповноваженої платником особи та зареєструвати її в ЄРПН.
Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до ПКУ, Законів України №№ 851 та 2155.
Відповідно до ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа використовується електронний підпис, накладанням якого завершується створення такого електронного документа.
Пунктом 10 Порядку № 1246 передбачено, що до ЄРПН приймаються податкова накладна та/або розрахунок коригування, складені в електронній формі з накладенням:
кваліфікованого електронного підпису головного бухгалтера (бухгалтера) або кваліфікованого електронного підпису керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера) та кваліфікованої електронної печатки (у разі наявності) постачальника (продавця), що є юридичною особою;
кваліфікованого електронного підпису постачальника (продавця), що є фізичною особою – підприємцем.
Визначення, зміна переліку уповноважених осіб платника податків, які наділяються правом підписання, подання, отримання ними документів та інформації від імені платника податків, а також визначення їхніх повноважень здійснюється керівником платника податків.
Отже, у разі звільнення особи, уповноваженої підписувати податкові накладні/розрахунки коригування до податкових накладних до закінчення граничного терміну їх реєстрації в ЄРПН, реєстрація податкових накладних та/або розрахунків коригування здійснюється з накладенням кваліфікованого електронного підпису головного бухгалтера (бухгалтера) або кваліфікованого електронного підпису керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера).