Відповідно до абзацу першого п. 7 ст. 3 Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» суб’єкти господарювання (далі – СГ), які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосовуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані подавати до контролюючих органів звітність, пов’язану із застосуванням реєстратора розрахункових операцій та розрахункових книжок (далі – РК), не пізніше 15 числа наступного за звітним місяця у разі, якщо п. 7 ст. 3 Закону № 265 не передбачено подання інформації по дротових або бездротових каналах зв’язку.
Згідно з п. 3 Порядку подання звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок) (далі – Порядок), затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів, Порядку подання звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), форми № -1 Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок)» із змінами та доповненням (далі – Наказ № 13) звітність, пов’язана із використанням книг обліку розрахункових операцій (далі – КОРО) (РК), подається суб’єктом господарювання за формою № ЗВР-1 (далі – Звіт за ф. № ЗВР-1), затвердженою Наказом № 13, щодо всіх КОРО, зареєстрованих на господарську одиницю, які ведуться разом із РК у випадках, визначених Законом № 265.
Звітність, пов’язана з використанням РК, подається у складі Звіту за ф. № ЗВР-1 та Довідки про використані розрахункові книжки до контролюючого органу за місцем реєстрації РК у терміни, визначені чинним законодавством. При поданні звітності одночасно надавати КОРО чи РК не потрібно (пп. 4, 5 Порядку № 13).
Суб’єкти господарювання, які подають податкову звітність в електронному вигляді, Звіт за ф. № ЗВР-1 надсилають за ідентифікатором форми FJ0500203 в електронній формі засобами електронного зв’язку з дотриманням вимог законів у сфері електронного документообігу та використання електронних документів із зазначенням обов’язкових реквізитів електронних документів.
Вимоги щодо порядку заповнення Звіту за ф. № ЗВР-1 визначені Інструкцією щодо заповнення Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок) за ф. № ЗВР-1, затвердженою Наказом № 13 (далі – Інструкція № 13), відповідно до якої Звіт за ф. № ЗВР-1 складається в розрізі всіх зареєстрованих КОРО, які використовувались протягом звітного місяця. При цьому повинні бути заповнені всі графи Звіту за ф. № ЗВР-1, зокрема, у графах 3 – 8 вказуються показники:
суми розрахунків за звітний місяць, сума податку на додану вартість, сума акцизного податку та сума, що видана при поверненні товару за відповідними графами.
Враховуючи викладене, суб’єкту господарювання необхідно подавати Звіт за ф. № ЗВР-1 щодо всіх КОРО, зареєстрованих на господарську одиницю, які ведуться разом із РК незалежно від того, що розрахункові операції на господарській одиниці не проводилися. При цьому, у разі відсутності розрахункових операцій у звітному місяці у графах 3 – 8 Звіту за ф. № ЗВР-1 – проставляються нулі.