Згідно з п.п. 166.3.7 п. 166.3 ст. 166 ПКУ платник податку має право включити до податкової знижки у зменшення оподатковуваного доходу платника податку за наслідками звітного податкового року, визначеного з урахуванням положень п. 164.6 ст. 164 ПКУ, фактично здійснені ним протягом звітного податкового року витрати у вигляді суми коштів, сплачених платником податку у зв’язку із переобладнанням транспортного засобу, що належить платникові податку, з використанням у вигляді палива моторного сумішевого, біоетанолу, біодизелю, стиснутого або скрапленого газу, інших видів біопалива.
Підпунктом 166.2.1 п. 166.2 ст. 166 ПКУ визначено, що до податкової знижки включаються фактично здійснені протягом звітного податкового року платником податку витрати, підтверджені відповідними платіжними та розрахунковими документами, зокрема, квитанціями, фіскальними або товарними чеками, прибутковими касовими ордерами, що ідентифікують продавця товарів (робіт, послуг) і особу, яка звертається за податковою знижкою (їх покупця (отримувача), а також копіями договорів за їх наявності, в яких обов’язково повинно бути відображено вартість таких товарів (робіт, послуг) і строк оплати за такі товари (роботи, послуги).
Відповідно до п.п. 166.2.2. п. 166.2 ст. 166 ПКУ копії зазначених у п.п. 166.2.1 п. 166.2 ст. 166 ПКУ документів (крім електронних розрахункових документів) надаються разом з податковою декларацією про майновий стан і доходи (далі – Декларація), а оригінали цих документів не надсилаються контролюючому органу, але підлягають зберіганню платником податку протягом строку давності, встановленого ПКУ.
У разі якщо відповідні витрати підтверджені електронним розрахунковим документом, платник податків зазначає в Декларації лише реквізити електронного розрахункового документа.
Для документального підтвердження витрат, що включаються до податкової знижки, контролюючий орган не має права вимагати від платника податку надання інформації, документів та/або їх копій, які містяться в автоматизованих інформаційних і довідкових системах, реєстрах, банках (базах) даних органів державної влади, інформація з яких безоплатно отримується контролюючими органами відповідно до ПКУ (п.п. 166.2.3 п. 166.2 ст. 166 ПКУ).
При цьому процедура переобладнання транспортних засобів, зокрема, для роботи на газовому моторному паливі та альтернативних видах рідкого і газового палива, встановлена Порядком переобладнання транспортних засобів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 21 липня 2010 року № 607, відповідно до п. 13 якого після переобладнання транспортного засобу власник або його представник обирає організацію з оцінки відповідності та подає заяву про проведення оцінювання відповідності транспортного засобу, що переобладнаний, вимогам правил, нормативів і стандартів України, а також умовам (вимогам), викладеним у документі про погодження. За результатами такого оцінювання видається:
сертифікат відповідності – для переобладнаних автобусів та транспортних засобів, які переобладнані (за винятком транспортних засобів, переобладнаних для роботи на газовому моторному паливі та альтернативних видах рідкого і газового палива) суб’єктом господарювання, що має нормативно-технічну документацію на відповідний вид переобладнання, узгоджену з Міністерством внутрішніх справ України та Міністерством інфраструктури України, і свідоцтво про погодження конструкції транспортного засобу щодо забезпечення безпеки дорожнього руху;
акт технічної експертизи або сертифікат відповідності – для транспортних засобів, що переобладнані в індивідуальному порядку, а також для роботи на газовому моторному паливі та альтернативних видах рідкого і газового палива.
На вимогу контролюючого органу та в межах його повноважень, визначених законодавством, платники податку зобов’язані пред’являти документи і відомості, пов’язані з виникненням доходу або права на отримання податкової знижки, обчисленням і сплатою податку на доходи фізичних осіб, та підтверджувати необхідними документами, достовірність відомостей, зазначених у податковій декларації з цього податку (п.п. "в" п. 176.1 ст. 176 ПКУ).
Отже, фізична особа, яка здійснила переобладнання транспортного засобу та використовує біопаливо (біоетанол, біодизель, стиснутий або скраплений газ та інші види біопалива) з метою отримання податкової знижки повинна подати документи, які підтверджують витрати, здійснені для переобладнання транспортного засобу, сертифікат відповідності для транспортного засобу, що був переобладнаний, та свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу (технічний паспорт).