Відповідно до п. 201.1 ст. 201 Податкового кодексу України на дату виникнення податкових зобов’язань платник податку зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, кваліфікованого електронного підпису уповноваженої платником особи та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – ЄРПН) у встановлений ПКУ термін.
Згідно з п. 8 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 31.12.2015 № 1307, при складанні податкових накладних, особливості заповнення яких викладені в пунктах 10 – 15 Порядку № 1307, у верхній лівій частині таких накладних у графі «Не підлягає наданню отримувачу (покупцю) з причини» робиться помітка «X» та зазначається відповідний тип причини.
Зокрема, у разі постачання товарів/послуг покупцю, який не зареєстрований як платник податку, та у разі складання податкової накладної за щоденним підсумком операцій зазначається тип причини: «02» - складена на постачання неплатнику податку; «03» - складена на постачання товарів/послуг у рахунок оплати праці фізичним особам, які перебувають у трудових відносинах із платником податку; «07» - складена на операції з вивезення товарів за межі митної території України; «11» - складена за щоденними підсумками операцій.
Пунктом 12 Порядку № 1307 визначено, що у разі постачання товарів/послуг покупцю, який не зареєстрований як платник податку, та у разі складання податкової накладної за щоденним підсумком операцій у графі «Отримувач (покупець)» зазначається «Неплатник», а у рядку «Індивідуальний податковий номер покупця» відображається умовний Індивідуальний податковий номер (далі – ІПН) «100000000000», рядок «Податковий номер платника податку або серія (за наявності) та номер паспорта» не заповнюється.
У разі здійснення операцій з вивезення товарів за межі митної території України у графі «Отримувач (покупець)» зазначається найменування (П. І. Б.) нерезидента та через кому – країна, в якій зареєстрований покупець (нерезидент), а у рядку «Індивідуальний податковий номер отримувача (покупця)» проставляється умовний ІПН «300000000000», рядок «Податковий номер платника податку або серія (за наявності) та номер паспорта» не заповнюється.
У разі здійснення операцій з постачання товарів/послуг у рахунок оплати праці фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах з платником податку, у рядку «Індивідуальний податковий номер отримувача (покупця)» відображається умовний ІПН «400000000000», а в рядку «Отримувач (покупець)» платник податку зазначає власне найменування (П.І.Б.), рядок «Податковий номер платника податку або серія (за наявності) та номер паспорта» не заповнюється.