Роботодавці подають повідомлення про прийняття працівника на роботу до початку роботи працівника.
В свою чергу, працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення Державної податкової служби про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.
Повідомлення подається до територіальних органів ДПС за місцем обліку підприємства чи підприємця як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
Обов’язок з подання повідомлення поширюється виключно на трудові відносини – коли з працівником укладається трудовий договір. Форма повідомлення про прийняття працівника на роботу затверджена постановою КМУ від 17.06.2015 р. № 413, її можна завантажити в "Електронному кабінеті платника" за кодом F3001001.
Є кілька способів подачі повідомлення:
- засобами електронного зв'язку з використанням електронного ключа;
- на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
- на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше, ніж із п'ятьма особами.
Разом з тим, повідомлення до ДПС про прийняття працівника на роботу не надається, якщо:
- з фізичною особою укладається договір цивільно-правового характеру;
- власник виконує функції з управління підприємством;
- фізична особа працює на громадських засадах;
- стажист навчається у роботодавця на підставі договору про стажування, який є різновидом договору цивільно-правового характеру (без укладення трудового договору);
- працівника поновлено на попередній роботі за судовим рішенням;
- працівник виходить з відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та відпустки без збереження заробітної плати, оскільки на період відпустки дія трудового договору не припиняється.