Підприємці на загальній системі оподаткування зобов’язані вести Книгу обліку доходів і витрат, у якій за підсумком робочого дня, протягом якого отримано дохід, на підставі первинних документів здійснюються записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати.
Книгу обліку доходів і витрат, форма та порядок ведення затверджено наказом Міністерства доходів і зборів України від 16.09.2013 № 481.
Книга обліку доходів і витрат повинна бути зареєстрована після дати державної реєстрації підприємця, до початку здійснення діяльності.
Підприємець заповнює Книгу за підсумком робочого дня, протягом якого отримано дохід, на підставі первинних документів, здійснюючі записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати.
Підприємець заповнює Книгу самостійно за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід.
Вимога щодо ведення Книги найманими особами, які перебувають у трудових відносинах із самозайнятою особою не передбачена.
Книга ведеться наступним чином:
- у графі 2 відображається сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності із сумарним підсумком за місяць, квартал, рік, зокрема, кошти, що надійшли на поточний рахунок, касу платника податків та/або отримано готівкою, сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг);
- у графі 3 вказується сума повернутих коштів за товари (роботи та послуги) або повернутої передплати;
- графа 4 розраховується як різниця між отриманим доходом (графа 2) та сумою повернутих коштів за товари (роботи та послуги) (графа 3);
- у графі 5 зазначаються реквізити документа, який підтверджує понесені витрати, що безпосередньо пов’язані з отриманим доходом, зокрема, платіжні доручення, прибуткові касові ордери, квитанції, фіскальні чеки, акти закупки, акти виконаних робіт, наданих послуг та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати;
- у графі 6 відображається сума витрат, які документально підтверджені та безпосередньо пов’язані з отриманням доходу за підсумками дня.
Якщо дохід отримано в одному місяці, а витрати, пов’язані з його отриманням понесені у наступному, то за підсумком дня по факту отримання доходу/понесення витрат (на підставі первинних документів) відповідно заповнюється графа 2 «Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності» та графа 6 «Сума витрат, пов’язаних з придбанням товарів (робіт, послуг)».
У графі 7 відображається сума витрат на оплату праці та нарахування на оплату праці найманих осіб, понесені у звітному місяці, протягом якого отримано дохід, але, якщо дохід у звітному місяці не отримувався, то графа 7 «Сума витрат на оплату праці найманих осіб» Книги не заповнюється.
У графі 8 відображається сума фактично понесених інших витрат, безпосередньо пов’язаних з одержанням доходу, які не зазначені в графах 6 та 7, зокрема, витрати на сплату послуг, зв’язку, орендних та комунальних платежів, тощо, які повинні бути документально підтверджені у гр.5.
Також, у графі 8 відображається суми сплаченого за себе єдиного внеску, а також
сплачені суми платежів за одержання ліцензій на провадження певних видів господарської діяльності по факту їх сплати на підставі підтверджуючих документів.
У графі 9 зазначається сума чистого оподатковуваного доходу (різниця між доходом за звітний період (графа 4) та понесеними витратами від провадження господарської діяльності (графи 6, 7, 8)).
Однак, у разі якщо результатом розрахунку буде від’ємне значення, то графа 9 Книги прокреслюється.
Підприємці, які зареєстровані платниками ПДВ, у Книзі суми доходів і витрат відображають без ПДВ.
У разі нереєстрації (неведення) Книги обліку доходів та витрат до фізичної особи- підприємця застосовуються штрафні санкції, передбачені ст. 121 Податкового кодексу (510 грн., 1020 грн.) та ст. 164 прим. 1 Кодексу України про адміністративні правопорушення (штраф від 3 до 8 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, а при накладенні штрафу протягом року за те ж порушення – від 5 до 8 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян).
Зазначена норма передбачена п. 177.10 ст. 177; п. 178.6 ст. 178 Податкового кодексу та «Порядком ведення Книги фізичними особами - підприємцями на загальній системі оподаткування», затвердженим наказом Міндоходів від 16.09.2013 № 481.