Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади (поїздка державного службовця - за розпорядженням керівника державної служби), підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства) (п. 1 розд. І "Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон", затвердженої наказом МФУ від 13.03.1998 № 59).
Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником (направлення у відрядження державного службовця здійснюється керівником державної служби) і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження.
Строк відрядження визначається керівником або його заступником (строк відрядження державного службовця визначається керівником державної служби), але не може перевищувати 30 календарних днів, за винятком випадків, передбачених постановою КМУ від 02.02.2011 № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів».
Строк відрядження державного службовця протягом одного календарного року не може перевищувати 60 календарних днів, крім випадків, визначених законодавством (п.1 розд. ІІ Інструкції від 13.03.1998 № 59).
Отже, на законодавчому рівні максимальні строки відрядження встановлено для працівників підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.
Суму витрат на відрядження державних службовців та інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами та установами, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, встановлено у додатку 1 до постанови КМУ від 02.02.2011 року № 98 від у такому розмірі:
- 60 грн. - у разі відряджень по Україні
- в конкретних сумах (виражених у доларах США) залежно від країни відрядження - для закордонних відряджень.
До оподатковуваного податком на доходи фізичних осіб доходу платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням (добові):
- у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (у 2019 році - 417,3 грн.),
- для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день (п.п. 170.9.1 ст. 170 Податкового кодексу).
При цьому сума збільшення розміру добових витрат на відрядження понад встановлені норми включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку та, відповідно, відображається в податковому розрахунку за ф. 1ДФ як додаткове благо.