Об'єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб підприємця на загальній системі оподаткування є чистий оподатковуваний дохід, тобто різниця між загальним оподатковуваним доходом (виручка у грошовій та негрошовій формі) і документально підтвердженими витратами, пов'язаними з господарською діяльністю такої фізичної особи – підприємця (п. 177.2 ст. 177 Податкового кодексу).
Перелік витрат, безпосередньо пов'язаних з отриманням доходів фізичною особою - підприємцем від провадження господарської діяльності на загальній системі оподаткування, визначено п. 177.4 ст. 177 ПКУ.
Підприємці на загальній системі оподаткування зобов'язані вести Книгу обліку доходів та витрат, форму та порядок заповнення якої затверджено наказом Міндоходів від 16.09.2013 № 481 та мати підтверджуючі документи щодо походження товару (п. 177.10 ст. 177 ПКУ).
Записи у Книзі виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід.
У графі 6 "Сума витрат, пов'язаних з придбанням товарів (робіт, послуг)" Книги відображається сума витрат, які документально підтверджені та безпосередньо пов'язані з отриманням доходу за підсумками дня (п. 6 Порядку №481).
Тобто, підприємець у графі 2 Книги "Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності", відображає отриманий дохід за підсумками дня та одночасно у графі 6 суму документально підтверджених витрат, пов'язаних з придбанням товарів (робіт, послуг), дохід від реалізації яких відображено у графі 2 Книги.
Суму витрат підприємець визначає самостійно, виходячи із номенклатури, кількості та ціни придбання реалізованих товарів, по яких надійшла сплата, тобто лише при отриманні доходу від їх реалізації.
Витрати, понесені в іноземній валюті, розраховуються шляхом перерахування у гривні за офіційним валютним (обмінним) курсом НБУ, що діяв на дату фактичного понесення таких витрат.
Підприємець має право віднести до витрат звітного року безпосередньо пов'язані з придбанням товарів (робіт, послуг) витрати, які понесені в попередньому році, але пов'язані з отриманням доходу звітного року.
У разі проведення бартерних операцій, при визначенні чистого доходу до складу витрат включається вартість відвантаженого товару, наданих (робіт, послуг), які підтверджуються та відображаються у Книзі обліку доходів і витрат.
Підприємець, зареєстрований як платник податку на додану вартість, не включає до витрат і доходу суми ПДВ, що входять до ціни придбаних або проданих товарів (робіт, послуг).
У графі 9 Книги зазначається сума чистого оподатковуваного доходу, яка розраховується як різниця між сумою доходу за звітний період (графа 4) та сумою понесених витрат від провадження господарської або незалежної професіональної діяльності (графи 6, 7, 8).
У разі якщо результатом розрахунку буде від’ємне значення, то графа 9 Книги прокреслюється.
Зазначена норма передбачена п. 177.2, п. 177.10 ст. 177 Податкового кодексу.