Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами затверджено Наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 №557, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 03.08.2017 за №959/30827.
Вказаний Порядок визначає:
- електронний документообіг здійснюється на підставі Договору про визнання електронних документів, який укладається шляхом приєднання платника до Договору на підставі заяви про приєднання, що надсилається платником до контролюючого органу в електронному вигляді;
- Договори та пов’язані з ними повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису (ЕЦП), які станом на день набрання чинності наказом є чинними, продовжують діяти до виникнення визначених Порядком підстав;
- електронні документи, що надходять до контролюючих органів від суб’єктів електронного документообігу на підставі діючих Договорів, приймаються до обробки;
- фізичні особи, які не є самозайнятими особами, автоматично вважаються суб’єктами електронного документообігу та мають право подавати електронні документи до контролюючих органів виключно з використанням ЕЦП.
Платник створює Заяву про приєднання до Договору в електронному вигляді. Підписувач (в особі якого платник приєднується до Договору) завершує створення Заяви про приєднання до Договору накладенням ЕЦП- п. 3 розд. ІІІ Порядку.
Підписувачем Заяви про приєднання до Договору має бути особа, яка згідно з даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань є керівником. За наявності електронної печатки на Заяву про приєднання до Договору спочатку накладається ЕЦП, після нього - електронна печатка - п. 4 розд. ІІІ Порядку.
Підписана Заява про приєднання до Договору шифрується з дотриманням вимог до форматів криптографічних повідомлень, затверджених в установленому законодавством порядку, та направляється протягом операційного дня у визначеному форматі (стандарті) засобами телекомунікаційного зв’язку до контролюючого органу за основним місцем обліку автора – абз.1 п. 5 розд. ІІІ Порядку.
Усі реквізити Заяви про приєднання до Договору обов’язкові для заповнення, за їх відсутності Заява до розгляду не приймається, формується перша квитанція із зазначенням причин неприйняття і надсилається платнику - п. 2 розд. ІІІ Порядку.
Після надходження Заяви про приєднання до Договору здійснюється її автоматизована перевірка у порядку, визначеному п.п. 9 – 11 розд. II Порядку.
Заява про приєднання до Договору приймається до розгляду контролюючим органом у разі, якщо перша квитанція не містить переліку помилок.
Згідно з п. 8 розд. ІІІ Порядку контролюючий орган, яким отримано Заяву про приєднання до Договору, розглядає її протягом одного робочого дня.
За результатами розгляду Заяви про приєднання до Договору платник отримує другу квитанцію про приєднання до Договору або другу квитанцію про відмову в прийнятті Заяви про приєднання до Договору із зазначенням причини її неприйняття - п. 10 розд. ІІІ Порядку.
Для надання права підпису електронних документів (крім Заяви про приєднання до Договору) іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до цього Порядку.