Інструкцією з підготовки та подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженою наказом ДПА України від 10.04.08 № 233, визначено текст примірного договору про визнання електронних документів.

Договір підписується електронними цифровими підписами (далі – ЕЦП) посадових осіб платника податків – юридичної особи або фізичної особи – підприємця і ЕЦП відбитка печатки (за наявності) та надсилається електронною поштою на адресу Інформаційного порталу органів ДФС України.

Договір діє до закінчення строку чинності посилених сертифікатів відкритих ключів.

Електронний сервіс «Управління ЕЦП» надає можливість керівнику вносити до системи подання документів в електронному вигляді інформацію щодо сертифікатів відповідальних осіб та самостійно визначити термін, на який відповідальній особі надається право підпису податкових документів (в межах строку дії сертифікату такої відповідальної особи).

У разі зміни прізвища керівника юридичної особи або самозайнятої особи, необхідно переукласти договір з контролюючим органом за основним місцем обліку.

Разом з цим, у разі зміни прізвища іншою посадовою особою суб’єкта господарювання (бухгалтером, особою, якій делеговано право підпису тощо) інформація щодо нового сертифікату такої особи може бути внесена до системи подання документів в електронному вигляді шляхом надання Повідомлення.

У такому випадку договір переукладати не потрібно