Суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу, зобов’язані проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахункових операцій з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій, або у випадках, передбачених цим Законом, із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок (п. 1 ст. 3 Закону України від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»).
Безготівкові розрахунки - це перерахування певної суми коштів з рахунків платників на рахунки отримувачів коштів, а також перерахування банками за дорученням підприємств і фізичних осіб коштів, унесених ними готівкою в касу банку, на рахунки отримувачів коштів.
Ці розрахунки проводяться банком на підставі розрахункових документів на паперових носіях чи в електронному вигляді (п. 1.4 гл. 1 «Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті», затвердженої постановою Правління НБУ від 21.01.2004 № 22).
Отже, при здійсненні розрахункових операцій в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) необхідно застосовувати РРО.
Згідно з роз'ясненням НБУ (лист від 28.11.2019 N 57-0007/62082) квитанція, отримана при здійсненні розрахунку за допомогою електронних платіжних засобів, не є розрахунковим документом у розумінні Закону N 265 та не підтверджує факт продажу товару (отримання послуг), а лише підтверджує ініціювання переказу коштів з рахунку держателя електронного платіжного засобу.
Отже при оплаті виставлених рахунків шляхом переказу коштів із застосуванням електронних платіжних засобів, застосування РРО є обов'язковим.
Водночас у разі здійснення розрахунків виключно у безготівковій формі (шляхом переказу коштів із розрахункового рахунку на розрахунковий рахунок через установу банку або шляхом внесення коштів через касу банку) застосування РРО є необов'язковим.